Courrier Postal égrené ou en nombre

Analyse de votre fichier

La première étape de traitement consiste en une analyse de votre fichier. Plusieurs éléments sont déterminés:

• Format du fichier.
• Détermination du profil colorimétrique. (couleur ou N&B).
• Type d’envoi: nominatif ou anonyme.
• Nombre de destinataires et extraction de chaque pli.
• Extraction du bloc adresse et qualification de l’adresse. (Base Fantoir).
• Métadonnées.

Le résultat vous est restitué grâce à l’interface graphique de Jeffrey, pli par pli. Le temps d’attente, variable, est fonction du nombre total de pages avec un minimum de 10 secondes.

Contrôle et correction de l’adresse

Les contrôles:

• Respect de la norme postale.
• Cohérence ville/code postal (pour la France et DOM-TOM).
• Présence du destinataire dans la liste des PND (plis non distribués)

Lorsque cela est possible, Jeffrey vous propose une correction et réécrira , à votre demande ou automatiquement( selon configuration du compte), l’adresse dans votre pli.

Vous pouvez également réécrire manuellement tout ou partie de l’adresse pour chaque pli.

Fonctions classiques

Les options disponibles sont:

• Envoi en courrier prioritaire, par défaut l’envoi économique est activé.
• Envoi en courrier recommandé avec accusé de réception (preuve de dépôt et AR compris).
• Dématérialisation des plis (pour les destinataires dont les adresses emails sont connues ou détectées) dans ce cas Jeffrey activera automatiquement le mode d’envoi hybride combinant tous les types d’envois.

et plus classiquement encore:

• Agrafage des plis.
• Impression recto-verso.
• Impression couleur (activé par défaut si la couleur est détectée dans le fichier transmis).

Les options activées dans cet écran s’appliquent à l’ensemble des plis, cependant vous pouvez personnaliser chaque pli indépendamment.

Dématérialisation de plis

Grâce au mode hybride, vous pouvez choisir d’adresser un pli en particulier via:

• L’envoi en email suivi, le pli sera ainsi transmis en pièce jointe.
• Envoi en courrier recommandé électronique.

L’adresse email du destinataire sera stockée par Jeffrey. Lors d’un prochain envoi à ce destinataire ce mode sera automatiquement privilégié afin de vous garantir une optimisation des coûts tout en restant désactivable.

Détection automatique

Jeffrey anticipe automatiquement vos options d’envois grâce à la détection d’éléments dans l’entête de vos plis (premier tiers de la première page):

• La présence d’une adresse email, en excluant toutes adresses récurrentes (par exemple votre adresse email ou de contact ), activera automatiquement l’envoi par email suivi.
• Une mention d’envoi en recommandé activera l’envoi en recommandé.
• La conjugaison des deux ou la présence de la mention recommandé et la connaissance de l’adresse email du destinataire activera l’envoi recommandé électronique.

Vous pouvez évidement modifier à tout instant le mode d’envoi.

La liste d’éléments détectés évolue en permanence afin de vous apporter un confort d’utilisation optimal.

Ajout d’annexes anonymes

Jeffrey permet l’ajout de 8 annexes sans limitation de pages.

• Il gère tous les formats de fichier.
• Les annexes sont transmises en pièce jointe lors de la dématérialisation du pli.
• Il autorise la suppression totale ou partielle pour l’ensemble des plis ou pli par pli.

Rapprochement d’annexes nominatives

Jeffrey rapproche automatiquement vos annexes nominatives:

• En cas d’absence du destinataire dans le premier fichier un nouveau pli est créé.
• Vous gardez la possibilité de rajouter des annexes anonymes.

Publipostage depuis fichier Excel

Mieux qu’une simple page porte adresse classique, Jeffrey permet la création de plis avancée depuis un fichier Excel:

• A vos couleurs avec votre logo.
• Conception du gabarit ultra simple (html).
• 20 champs de fusion de données propres à chaque destinataire.
• Activation automatique de la dématérialisation du pli si le champ email pour le destinataire est renseigné.
• Activation automatique de pli recommandé si l’indication est présente dans le fichier Excel pour chaque destinataire.
• Ajout et gestion d’annexes.